Волонтерський менеджмент: як координувати волонтерів?
Сім порад від Української Волонтерської Служби про роботу з волонтерами під час війни
У цій статті розповідаємо про те, як системно залучати волонтерів, мотивувати їх та планувати роботу
1️⃣ Плануйте роботу
Планування — важливий етап роботи і його не варто ігнорувати. В умовах війни планування відбувається швидко, часто в режимі “на вчора”. Визначіть для якої роботи вам потрібні волонтери, що конкретно вони мають роботи, які функції виконувати, а також хто та як буде координувати їхню роботу.
2️⃣ Знайте, хто вам потрібен та робіть відбір
Сформулюйте опис потенційного волонтера: які знання/навички повинен мати, які фізичні характеристики мають бути, стать/вік. Також підготуйте опис того, хто вам точно не підходить. Тільки після цього створіть анонс волонтерської можливості з чітким описом, як долучитись до проєкту/ініціативи, та поширте його серед волонтерських спільнот і у своїх соцмережах.
У воєнний час відбір волонтерів відбувається дуже швидко. Але пам’ятайте, що для закриття деяких волонтерських позицій необхідно більш детально аналізувати заявки.
3️⃣ Не ігноруйте період адаптації новачків
Розкажіть новим учасника команди, що відбувалося до того, як вони долучилися до вас. Познайомте з командою. Поясніть обов’язки та завдання конкретно їхньої роботи. Проінформуйте до кого слід звертатись у випадку нестандартних ситуацій та за допомогою. Також надайте волонтеру всі необхідні матеріали для виконання його ролі.
4️⃣ Памʼятайте про права волонтера
Координатори волонтерів повинні організувати належні умови, забезпечити спеціальними засобами захисту, необхідним обладнанням, а також дбати, аби волонтери були нагодовані та зігріті. Також волонтери мають право на відшкодування витрат, наприклад, це можуть бути гроші на бензин.
В умовах війни особливо важливо дбати про безпеку волонтерів: надати базове захисне спорядження, аптечку, провести додаткові інструктажі.
5️⃣ Звертайте увагу на мотивацію
Проаналізуйте, які переваги можуть мати волонтери від участі у конкретній ініціативі. Зазвичай на старті акції/проєкту мотивація волонтерів є високою, але у процесі вона може змінюватися. Тому важливо її підтримувати та створювати можливості для самореалізації волонтерів. Наприклад, якщо бачите, що волонтер хоче розвивати менеджерські здібності, то давайте йому завдання в цій сфері.
6️⃣ Не забувайте про зворотний зв'язок
Оцінка роботи волонтерів важлива як для організації, так і для волонтерів. Для організації це можливість покращити свою роботу, а для волонтерів — відчувати цінність своєї роботи.
Намагайтесь коротко підбивати підсумки, збирати зворотний зв'язок (усно чи письмово), а також відзначати волонтерів, які долучились до проєкту/активності, і дякувати їм.
7️⃣ Розвивайте спільноту
Після завершення роботи, важливо не втрачати зв’язок з волонтерами для того, щоб тримати їх в курсі нових можливостей волонтерства. Таким чином у волонтерів зростатиме довіра до вашої ініціативи/організації, а відтак вони виявляють бажання долучатися до нових напрямків.
Підтримуючи зв’язок з волонтерами, організатори можуть запрошувати їх спробувати себе в інших ролях — координаторів, доброчинців, амбасадорів, експертів тощо.